Tættere På: Nyt samtaleværktøj til de forebyggende medarbejdere

Hvad er Tættere På?

Tættere På er et projekt, som vil sikre, at vi er endnu bedre til at opdage og forstå, så vi på et oplyst grundlag kan skabe meningsfulde, individuelle løsninger sammen med borgerne. Projektet er støttet med 10 millioner kr. fra Sundhedsstyrelsen puljemidler til at styrke omsorg og nærvær i ældreplejen. Projektet startede i sommeren 2021 og blev afsluttet september 2022. Du kan læse mere om projektet her.

Borgerens indgang – de forebyggende medarbejdere

Det første spor vi arbejdede med i Tættere På, var borgerens indgang. Her har fokus været på borgernes første møde med kommunen, som for nogle er et møde med de forebyggende medarbejdere.

Derfor gik vi sammen med de forebyggende medarbejdere i gang med at udfolde deres arbejdsgang for at forstå, hvordan de arbejdede og dokumenterede – og hvorfor de gjorde, som de gjorde. I processen var en designer med ude på besøg hos borgerne sammen med de forebyggende medarbejdere for at observere arbejdsgangen.

På hjemmebesøgene observerede designeren, at samtalerne i nogle tilfælde kunne være svære at styre, og at borgerne ofte var i tvivl om, hvad besøget kunne bruges til. Selve samtalen med borgeren kunne til tider være styret af de tematikker og rubrikker, der var listet op i dokumentationssystemet Nexus fremfor af borgeren eller medarbejderen. En forbyggende medarbejder sagde: ”Nogle gange kunne jeg sidde lidt fast i spørgsmålene og føle, at jeg skulle nå dem alle, før det blev et succesfuldt besøg.”

Computeren der stod på bordet mellem medarbejder og borger blev et forstyrrende element for samtalen, og borgeren havde ikke indblik i, hvad der blev noteret om dem og skete ”der bag skærmen”. Medarbejderne lagde mange kræfter i at notere undervejs på computeren og efterfølgende renskrive og uddybe, når de var tilbage på kontoret – i ren respekt for den livsfortælling de havde fået med. Det viste sig dog, at denne omfattende dokumentationsproces var unødvendig rent juridisk, og at samarbejdspartnerne desværre heller ikke gik tilbage og læste medarbejdernes guldkorn.

Medarbejderne gav ligeledes udtryk for, at spørgsmålene kunne virke hæmmende både for dem selv og samtalens naturlige udvikling. ”Hvis man ikke nåede det hele, havde man en følelse af ikke at være færdig.”, som en forebyggende medarbejder udtrykte det.

Hvad sagde borgerne?

Men hvordan oplevede borgerne de forebyggende hjemmebesøg?

Flere borgere gav i interviews udtryk for, at de ikke helt forstod meningen med besøget, da de forebyggende medarbejdere stillede alle disse spørgsmål uden, at de egentlig måtte bevillige hjælp, hvis borgeren havde brug for det. Borgerne kommenterede yderligere på, at medarbejderne var svære at aflæse og kommunikere med, når de ’gemte’ sig bag computeren.

Hvad blev resultatet?

Efter interviews med både borgere og medarbejdere fandt vi frem til, at de forebyggende hjemmebesøg i højere grad skulle være en helhedsorienteret samtale, hvor borgeren styrer samtalen. Det er altså ikke medarbejderens opgave at hive information ud af borgeren, men snarere at lade borgeren bestemme, hvad de føler er vigtigt at fokusere på. Som en medarbejder sagde: ”Er det os der skal informeres om borgeren, eller er det borgeren der skal informeres om mulighederne vi kommer med?”

Denne proces førte til samtaleværktøjet ’Min Samtale’.

Samtaleværktøjet er en A3-side, som medarbejderen og borgeren udfylder i fællesskab ved at sætte krydser og notere eventuelle aftaler. Samtaleværktøjet tager udgangspunkt i emner, som kunne give mening for borgeren at komme omkring, men lægger også op til at det er borgerens besøg og borgeren der styrer samtalen. Når samtaleværktøjet er udfyldt, beholder borgeren samtaleværktøjet, og medarbejderen tager et billede af det til sagsmappen.

Dermed bliver dokumentationen stærkt reduceret og medarbejderen kan køre videre til det næste borgerbesøg.

Hvad siger medarbejderne nu?

’Min Samtale’ har nu været afprøvet i et stykke tid, og samtaleværktøjet har haft stor indflydelse på dokumentationsmængden for medarbejderne. En medarbejder siger:

”Dokumentationen foregår næsten udelukkende hos borgeren nu, hvor den før både var hos borgeren og på kontoret. Nu noterer jeg undervejs i samtalen på selve samtaleværktøjet, og jeg sørger for at skrive noget, som også er brugbart for borgeren, som jo beholder samtaleværktøjet efter vores samtale.”

Dertil er der også sket en markant ændring i selve dialogen med borgerne: ”Dialogen mellem mig og borger er blevet mere nærværende. Før kunne jeg have tendens til at sidde og kigge meget ned i computeren, fordi jeg skulle skrive de ting ned, som borgeren sagde. Efter at vi har fået samtaleværktøjet føler jeg ikke det samme pres for at få alle detaljer med, fordi værktøjet ikke ligger op til det. ”

En prøvehandling i udvikling

’Min Samtale’ er endnu ikke et færdigt produkt, men er stadig under udvikling. De forebyggende medarbejdere tester altså samtaleværktøjet for at finde ud af, om det fungerer i praksis og hvis ikke, hvad vi skal gøre anderledes. Det er nemlig en del af den samskabende designproces, som kendetegner Kolding Kommune. Vi skal teste en hel masse, og så må vi ikke være bange for at ændre eller tænke i nye baner, hvis testresultaterne viser, at produktet ikke virker efter hensigten. Du kan læse mere om designproces her, og hvordan vi bruger det i forhold til Selvværd og Sammenhæng.

Allerede nu giver medarbejderne dog udtryk for, at samtaleværktøjet fungerer godt, fordi det tvinger dem til at tage udgangspunkt i borgerens centrum – og sætte sig ind i, hvad der er vigtigt for det enkelte menneske, som de sidder overfor.

Medarbejderne har altså mere tid, og der er blevet plads til at være nysgerrig. En medarbejder udtrykker: ”Jeg er blevet mere opmærksom, og der er blevet bedre tid til at tænke og lytte. Generelt er der kommet et større fokus på borgeren.

Vil du vide mere?

Lena Gade
lenga@kolding.dk
79 79 61 45