TOBS-møder på Munkensdam Plejehjem

Et komplekst dokumentationssystem

Dokumentation er en fast del af plejepersonalets arbejdsopgaver, og i Kolding Kommune bruger vi dokumentationsværktøjet Nexus. Men dokumentationssystemet er komplekst, og det kan være tidskrævende at få skrevet informationerne ind i systemet. Samtidig kan det også være en udfordring at finde ud af, hvor tingene skal skrives ind henne, og der er flere måder at gøre det på – og flere steder at skrive informationerne. Dette kan føre til besvær med at genfinde informationer om borgerne eller risiko for dobbeltdokumentation.

Denne udfordring har de også haft på Munkensdam Plejehjem i Kolding, men de har arbejdet hårdt for at sikre en simplere dokumentationsproces, hvor alle medarbejderne ved, hvordan og hvor de dokumenterer. En del af den proces begyndte i april 2022 med udrulningen af redskabet TOBS, som har sikret en reduktion i antallet af sygehusindlæggelser af beboerne. Det har betydet, at i marts 2023 var det 300 dage siden, at der sidst var en indlæggelse uden, at det blev vurderet, at en indlæggelse var nødvendig og at behandlingen ikke kunne foregå i beboerens hjem.

Hvad er TOBS?

TOBS står for Tidlig Opsporing af Begyndende Sygdom og er et redskab, der skal sikre systematiske observationer af puls, bevidsthedsniveau, temperatur, respirationsfrekvens og systolisk blodtryk. Redskabet hjælper medarbejderen til at kunne give en fagligt kvalificeret vurdering af borgerens tilstand, hvis der er sket en ændring i borgernes generelle helbredstilstand.

På Munkensdam Plejehjem bruger de dog redskabet på en lidt anden måde. Her er fokus ikke kun på at måle værdier, men at kigge på det hele menneske for eksempel i forhold til humør, trivsel og signaler. Medarbejderne bruger redskabet hver dag uanset, om der er ændringer i borgernes fysiske helbredstilstand eller ej, og de måler også på flere parametre end det oprindelige TOBS-redskab ligger op til.

TOBS på Munkensdam

Hver formiddag afholdes der TOBS-møder efter den samme skabelon. Munkensdam er et toetagers plejehjem, og der afholdes derfor et TOBS-møde på hver etage med de medarbejdere, som er tilknyttet på etagerne. Dog er sygeplejerskerne, pædagogerne og lederne altid gennemgående på begge etager, og andre medarbejdere går også gerne til begge møder, hvis det giver mening.

Forberedelserne til TOBS-møderne starter allerede om morgenen, når dagvagten møder ind. Her fordeles borgerne mellem personalet, hvilket sikrer tydelighed omkring, hvem der er primært ansvarlig for at følge op på borgerens tilstand og aftaler. Det er oftest en af disse personer, der faciliterer TOBS-mødet, når borgerens tilstand gennemgås.

Selve TOBS-møderne foregår i et lukket kontor, hvor der hænger en tavle med beboernes lejlighedsnumre, hvor man både kan skrive med tusch og hænge magneter op. Tavlen er delt ind i kategorier under hver beboer herunder ’tilstand’ og ’indsats’ og i siden sidder en masse magneter, som bruges til at markere opmærksomhedspunkter ved beboerne.

Under ’tilstand’ gennemgås beboerens tilstand. Det kunne for eksempel være i forhold til ernæring, humør og søvn. Hvis beboeren ikke spiser så meget, som vedkommende plejer, så sættes en ’ernæringsmagnet’ på tavlen for at vise, at ernæring er et opmærksomhedspunkt det næste stykke tid hos denne beboer.

Samme princip gør sig gældende under ’indsatsmagneter’. Her er der forskellige magneter, som symboliserer forskellige indsatser, som medarbejderne sætter i værk. Det kunne for eksempel være palliation eller særlig opmærksomhed omkring beboerens medicin. Disse sættes på tavlen, når det er relevant. Hver magnet har samme overskrift som de kategorier, der er i tilstandshjulet i Nexus. På den måde ved man også præcist, hvor dokumentationen hører til henne i Nexus.

Derudover har de på Munkensdam udviklet en stjernemagnet, som bruges når noget går virkelig godt. For ligesom det er vigtigt at få øje på eventuelle forværringer hos beboerne og forebygge alvorlig sygdom, så er det også vigtigt at have øje for, når noget går virkelig godt. For måske de gode ting kan overføres til andre situationer eller give øget viden om, hvad borgeren særligt trives med.

Ved hvert TOBS-mødes gennemgås alle beboerne og magneter tilføjes eller fjernes i forhold til de input, som medarbejderne kommer med. Selvom en medarbejder er primær ansvarlig, så har alle medarbejdere ansvar for at byde ind i mødet. Det samme er tilfældet i løbet af dagen. Alle medarbejdere – ledere, ufaglærte, afløsere, SOSU-hjælpere, SOSO-assistenter, husassistenter, sygeplejersker og pædagoger – har ansvar for at byde ind med det, som de ser hos beboerne. Ofte ser man ikke de samme ting, så når alle er opmærksomme, er det nemmere at komme hele vejen rundt om borgeren.

Det som noteres på tavlen bliver efterfølgende noteret i Nexus, så alle kan tilgå informationen hele tiden.

Et system med mange fordele

Udover at denne måde at bruge TOBS på er god til at forhindre unødige indlæggelser, så har TOBS også en del andre fordele. En af de største fordele er, at beslutningsprocessen ikke kun ligger hos en enkelt medarbejder. Som nævnt ovenfor har alle medarbejdere på plejehjemmet ansvar for at være opmærksomme på beboernes tilstand, og derfor bliver der også fanget flere ting, som de skal være opmærksomme på. Det skyldes blandt andet, at medarbejderne naturligt ser nogle forskellige ting, fordi de har forskellige fagligheder og baggrunde. Når medarbejderne kombinerer deres viden og erfaringer, får de et langt mere nuanceret billede af beboeren.

En anden fordel er, at brugen af TOBS på denne måde har givet flere justeringer i beboernes hverdag. Det kan for eksempel være justeringer i sengetider eller aktiviteter. Det skyldes, at TOBS har gjort det tydeligere og muliggjort, at det er plejehjemmet som skal justere sig efter beboernes livsrytme og tidligere erfaringer og ikke omvendt.

Vigtigst af alt har denne måde at bruge TOBS på gjort et komplekst system mindre komplekst. Medarbejderne ved nu alle, hvor de dokumenterer de forskellige ting i Nexus, så alle også kan genfinde informationerne, når det er nødvendigt. Hele processen med at dokumentere er altså blevet mere smidig og overskuelig for alle.

Vil du vide mere?

Lena Schødt Søresen
less@kolding.dk
79 79 65 95